Styret og årsmøte
Sameiet ledes av det ordinære sameiemøtet og driftes av styret. Årsmøtet er sameiets høyeste myndighet. Styret representerer sameiets eiere imellom årsmøtene.
Eierseksjonsloven og byggets vedtekter legger rammene for årsmøtet. Alle sameiere har rett til å delta i årsmøtet med forslags-, tale- og stemmerett. Styrets årsberetning og regnskap er faste poster, likeså valg til styret og årlig vedlikeholdsprogram. I tillegg vil budsjettet tas opp.
Sameiet skal etter vedtektene ha 5 styremedlemmer. Det ordinære årsmøtet skal avholdes innen utgangen av juni måned etter ny eierseksjonslov fra 1. januar 2018. Møtet skal behandle saker angitt i innkallingen til møtet. Det skal sendes ut varsel om avholdelse av årsmøtet før innkallelse sendes ut.
Varselet skal inneholde tidspunkt for avholdelse av møtet, oppfordring om å sende inn saker til behandling og en frist for innsendelse av saker til behandling. Sameier kan møte med fullmektig. Fullmakten må være generell, og kan ikke pålegge fullmektigen å stemme på en bestemt måte. Det er ingen begrensninger i hvor mange fullmakter en person kan ha.
Fra lov om eierseksjoner § 41 – Ordinært årsmøte:
Ordinært årsmøte skal holdes hvert år innen utgangen av juni. Styret skal på forhånd varsle seksjonseierne om dato for møtet og om siste frist for å innlevere saker som ønskes behandlet.
§ 41 – Ekstraordinært årsmøte:
Ekstraordinært årsmøte skal holdes når styret finner det nødvendig, eller når minst to seksjonseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene, krever det og samtidig oppgir hvilke saker de ønsker behandlet.
Innkalling skjer etter § 43:
Styret innkaller årsmøtet med et varsel som skal være på minst åtte og høyst tjue dager. Styret kan om nødvendig innkalle til ekstraordinært årsmøte med kortere varsel, men varselet kan aldri være kortere enn tre dager.
Styret gir ut jevnlige informasjonsskriv om det å bo og eie leilighet i sameiet. En elektronisk utgave sendes alle som ønsker elektronisk kommunikasjon.
Velforeningen Elvehavn Brygge (VEB)
Sameiet er medlem av Velforeningen Elvehavn Brygge (VEB). VEB er en sammenslutning av- og for beboere, innenfor Dyre Halses gate, som har gått sammen for i fellesskap å skape et bedre og sikrere bo- og nærmiljø i vårt område. Det er en forening som ikke er basert på særinteresser, men ser området som en helhet og tar opp de utfordringer nærmiljøet står overfor. VEB er derfor viktig pilar i lokaldemokratiet.
Dyre Halses gate omfatter 10 borettslag og sameier som til sammen rår over 16 blokker. Alle boligorganisasjonene i Dyre Halses gate har pliktig medlemskap til VEB med en representant utpekt av hvert styre. Medlemskapet innebærer betaling av en kontingent vedtatt på VEBs årsmøte (kalt velforeningsmøte). Etter dagens praksis mottar kun leder og nestleder honorar for styrevervene.
Velforeningens viktigste oppgaver er:
- drift og vedlikehold av eid fellesareal i Dyre Halses gate. Grensa går rett utenfor sameiets bygg.
- drifte garasjeanlegget gjennom å sette opp et garasjelag.
- engasjere seg i spørsmål om bomiljø for hele området. VEB fungerer som høringsinstans og samarbeidspartner opp mot kommune og fylkeskommune.
- engasjere seg i trafikksikkerhet i Dyre Halses gate og oppgradering og vedlikehold av garasjeanleggene.
- ta initiativ til dugnadsarbeid for å holde det rent og pent i nærmiljøet. Arrangerer en vårdugnad i mai og en høstdugnad i august/september. Dugnaden er en felles innsats for å ta vare på fellesarealene.
- innhente og koordinere tilbud på tjenester som er nyttige for flere, typisk vaktmester og kommunikasjon.